Основной вызов, который стоял перед специалистами – перестроить работу максимально быстро, сохранив при этом результативность. Как следствие, онлайн формат встреч и технологии стали неотъемлемой частью жизни. Кроме того, не исключено, что в офисы вернуться не все и за рядом профессий закрепится статус удалённой работы.
Как в этих реалиях сохранять эффективность найма и преумножать результативность бизнеса? Решением задачи в этом случае может стать работа в ATS (Applicant Tracking System, система управления кандидатами) – инструмент, который помогает диагностировать и оцифровывать события, происходящие в процессе подбора. Работа в ATS фиксирует все действия нанимающих рекрутеров, сразу видно: кто, над какими вакансиями и сколько времени работает, на каком этапе находится кандидат, где «растягивается» процесс проверки.
Типичный пример: после внедрения ATS выясняется, что в компании более 30 этапов подбора. Линейный руководитель не согласовывает кандидата из-за отсутствия необходимого образования, хотя изначально в вакансии не было подобных требований, то есть неправильно снята заявка. В итоге минус время на обсуждение, переговоры, согласования. Работа в системе в этом случае помогает выявить проблемные участки и устранить причины.
Кому подходит ATS? Первый параметр – это объём и постоянство подбора. Если у компании каждый месяц есть открытые вакансии, то это уже означает, что система нужна, так как есть потребность синхронизировать действия, фиксировать кандидатов, идентифицировать двойников. Второй параметр – количество людей, участвующих в процессе подбора. Если участие принимает больше одного HR, то это также повод работать с ATS, чтобы у всех рекрутеров был единый доступ к данным.
Рассмотрим преимущества использования ATS на конкретном примере Новосибирской компании Azoft, которая занимается разработкой ПО на заказ и работает с российскими и зарубежными клиентами. В штате – около 90 сотрудников, в HR-отделе — двое. 85% вакансий, которые закрывают в Azoft — IT-специалисты. Сфера высоко конкурентная, поэтому задача HR-отдела не терять ценнейших кандидатов и обеспечить максимальную прозрачность процесса подбора.
Поиск решения этой задачи привел к тестированию Talantix, облачной CRM для рекрутмента от команды hh.ru. Система объединяет в себе привычные инструменты подбора, а комментарии и согласование кандидатов можно вывести в онлайн. Использовать Talantix компания Azoft начала в марте 2018. До внедрения системы управляли подбором одновременно в пяти точках: excel-таблицы, hh.ru с комментариями к резюме, google docs с тестовыми заданиями и с джоб-офферами. Обеспечить прозрачность в таком случае практически невозможно.
Что изменилось после внедрения Talantix? HR получили единую общую базу, процесс подбора стал более прозрачным, также для удобства настроили видимость для ролей, чтобы разграничить, что видит рекрутер, а что заказчик.
В результате:
Сократилось время закрытия вакансии с 2–16 недель до 2–10 недель. HR стали быстрее разбирать отклики и приглашения. Увеличилось количество собеседований (+25% в месяц), потому что у рекрутера стало больше времени на эти задачи.
Стало проще принимать общие решения по кандидатам: HR и заказчики начали разговаривать на одном языке.
Появилась доступная аналитика: полная воронка по вакансии – всего в 1 клик.
Время HR-руководителя на обработку данных сократилось с 1-2 дней в месяц практически до нескольких минут.
При работе с Talantix экономия времени происходит и благодаря автофильтру – это встроенный в систему инструмент, который отсеивает кандидатов по выбранным рекрутером параметрам. Всего их больше десяти, в том числе опыт работы, категория прав, регион и другие. То есть при настройке параметров все подходящие кандидаты автоматически перемещаются на следующий этап отбора, а неподходящие критериям вакансии уходят во вкладку «Отказ». Кроме того, если настроить фоновый импорт, то отклики с hh.ru будут приходить в Talantix автоматически. Действия с этими откликами внутри системы учитываются Индексом вежливости, дублировать на hh.ru не нужно. За счёт автоматизации рутинных операций Talantix помогает ускорить закрытие вакансий на 30%.
Кроме ускорения процесса подбора и обеспечения прозрачности найма, Talantix максимально подходит под удалённый формат работы, что сейчас является актуальным для многих компаний. Система обеспечивает доступ к работе с любого интерфейса из любой точки мира, а также гарантирует доступность согласований со всеми участниками процесса подбора.
Таким образом пример наглядно демонстрирует преимущества использования ATS. Внедрение системы позволяет рекрутерам выполнять свою работу более оперативно, уделяя больше времени активному поиску, общению с заказчиками и собеседованиям.