Бумажные трудовые книжки в 2020 году действуют, как и раньше. С 2021 года их будут использовать только те сотрудники, которые захотели сохранить бумажные документы.
У работодателей с введением электронных трудовых появились новые обязанности. С 2020 года работодатели подают в ПФР отчет СЗВ-ТД, который содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников. Если в компании более 25 работников, то нужно сдать СЗВ-ТД в электронном виде, меньше — можно на бумаге.
Не нужно подавать информацию сразу по всему персоналу. В 2020 году в отчет включают сведения только о тех, кого приняли, уволили или перевели, от кого получили заявление или запрос. Если ничего из перечисленного не происходило, то в 2020 году отчет СЗВ-ТД не сдается.
С 2021 года требования ужесточат: отчет СЗВ-ТД придется отправлять на следующий рабочий день после трудоустройства или увольнения сотрудника. Если же человек переведут на другую должность, оформит заявление или выписку, то срок останется прежним — до 15 числа следующего месяца.
Еще в 2021 году до 15 февраля работодатели должны отчитаться по всем сотрудникам. Даже по тем, у кого не было никаких кадровых изменений. До этой даты следует предоставить информацию о тех работниках, которых раньше не включали в отчет СЗВ-ТД.
Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам информацию об их трудовой деятельности по форме СТД-Р при увольнении или в любое другое время по запросу. Это касается только тех, кто отказался от бумажных трудовых.
Если работник увольняется, то получает сведения в день расторжения трудового договора. Если же сотрудник запрашивает информацию, продолжая работать, то на подготовку отчета СТД-Р у работодателя есть три дня.
До конца 2020 года работодатели ведут трудовые книжки старого формата по всем сотрудникам, так что обязанности выдавать СТД-Р нет. С 1 января 2021 года работодатели должны будут выдавать форму СТД-Р тем сотрудникам, которые откажутся от использования бумажных трудовых книжек.
Работодатель не может отказаться от передачи сведений в электронном виде, но сотрудник может сохранить бумажную трудовую, если напишет заявление до 31 декабря 2020 года. Тогда работодатель будет вести записи в книжке по старым правилам и одновременно включать сведения о работнике в отчеты СЗВ-ТД.
В будущем такой сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной книжки, написав заявление. Но оно должно быть добровольным: нельзя требовать, чтобы работники перешли на электронный формат.
Люди, которые начнут работать после 31 декабря 2020 года, уже не смогут выбирать: для них останется только электронный вариант. Без бумажных трудовых книжек останутся и те, кто не подал заявление до 31 декабря 2020 года, но есть исключения.
Если на 31 декабря 2020 года человек был трудоустроен, но отсутствовал на работе, то может сохранить бумажную трудовую, написав заявление позднее. Это касается, например, работников, которые взяли перед новым годом отпуск или ушли на больничный.
Люди, которые работали в прошлом, но 31 декабря 2020 года окажутся не трудоустроены, тоже смогут сделать свой выбор после этой даты. Заявление от них принимает первый работодатель, который заключит с ними трудовой договор.
За несданный вовремя отчет СЗВ-ТД или ошибки в нем работодателя накажут по пункту 1 или 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Наказание по этой статье — от предупреждения до штрафа в 70 000 руб. Максимальный штраф — для юридического лица, которое допустило нарушение в отчете повторно. Сейчас Госдума предлагает оставить за это нарушение только предупреждение.
Если законопроект примут, то штрафов за просрочку или неверное заполнение СЗВ-ТД не будет. Работодатель не может отказаться от передачи сведений в электронном виде, но сотрудник может сохранить бумажную трудовую, если напишет заявление до 31 декабря 2020 года. Тогда работодатель будет вести записи в книжке по старым правилам и одновременно включать сведения о работнике в отчеты СЗВ-ТД.
Материал предоставлен журналом Life.Profit